SONY MUSIC ENTERTAINMENT COLOMBIA S.A.
Sony Music Entertainment Colombia S.A., sociedad colombiana identificada con el NIT No. 860.007.972-6, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., con dirección en la Calle 185 No. 45-03, Oficina 417, Torre Empresarial CC Santafé, y con correo electrónico [email protected] (en adelante “Sony Music”); como entidad responsable del tratamiento de datos personales de terceros, de conformidad con el literal e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, y demás normas pertinentes, presenta a continuación su política de tratamiento de datos personales.
1. ¿Qué datos recolectamos y qué hacemos con ellos?
Como parte de sus actividades comerciales, Sony Music puede recolectar tus datos personales, como, por ejemplo, nombre, identificación, dirección física, dirección de correo electrónico, referencias comerciales, preferencias musicales, información tributaria y financiera, imagen corporal, información biométrica, entre otros. Estos datos los almacenamos, usamos, circulamos o suprimimos, según sea el caso, para alguno o algunos de los siguientes fines, dependiendo de la relación que tengamos contigo:
1.1. Almacenar tus datos personales en alguna de nuestras bases de datos (clientes, proveedores, empleados, artistas, fans y/o visitantes, según corresponda), organizarlos y consultarlos para poder cumplir correctamente con nuestros compromisos contigo;
1.2. Analizar tu capacidad de cumplimiento de los contratos que celebres con nosotros;
1.3. Cumplir los compromisos que hayamos adquirido contigo por contrato, sin importar el tipo de acuerdo o contrato que hayamos celebrado;
1.4. Contactarte para preguntarte sobre el cumplimiento de tus compromisos con nosotros.
1.5. Consultarte y analizar si estás vinculado con actividades de lavado de activos o de financiación del terrorismo, para cumplir nuestro deber de prevención de este tipo de actividades.
1.6. Reportar a las autoridades fiscales sobre nuestras transacciones contigo.
1.7. Informarte, directamente o a través de cualquier persona que escojamos, por cualquier medio, sobre nuevos productos y/o servicios ofrecidos por nuestra compañía, en especial, lanzamientos de nuestros artistas, promociones, concursos, y cualquier novedad o información relacionada con ellos y/o con nuestras actividades.
1.8. Dirigirte actividades de marketing y/o re-marketing, directamente o a través cualquier persona que escojamos, por cualquier medio.
1.9. Que puedas participar en el concurso/actividad a la que te estás inscribiendo y evaluar tu información para seleccionar ganadores.
1.10. Evaluar tu información en procesos de selección.
1.11. Analizar tu información, en conjunto con la información que recolectemos de otras personas, para evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios.
1.12. Compartir tus datos personales con las sociedades filiales, vinculadas o subordinadas a nuestra compañía o al grupo empresarial al que pertenece, ubicadas en Colombia o en cualquier otro país, siempre y cuando dichas compañías nos pidan la información, para los mismos fines que los indicados en esta política.
1.13. Establecer tu identidad, registrar, controlar y vigilar tu ingreso y permanencia en nuestras oficinas, incluso mediante el uso de cámaras de video, y usar las grabaciones de las mismas para fines judiciales o administrativos, en caso que sea estrictamente necesario.
1.14. Compartir tus datos con nuestros artistas y/o sus representantes personales, en los que hayas manifestado interés, quienes podrán a su vez usar tu información de la misma manera que nosotros, según esta política.
1.15. Compartir tus datos con terceros con ocasión de las operaciones de organización o reorganización empresarial que Sony Music realice, como fusión, consolidación, cambio de control, transferencia sustancial de activos o liquidación.
1.16. Las demás finalidades indicadas en los documentos mediante los cuales recolectemos y nos autorices a usar tu información.
De igual forma, si fuera necesario, transferiremos y/o transmitiremos tu información a terceros dentro o fuera de Colombia para seguir realizando alguna de las finalidades descritas y autorizadas por ti.
2. ¿Cómo recolectamos tus datos?
Podremos recolectar tus datos personales por cualquier medio a nuestro alcance, manual o automático, físico o digital, siempre y cuando te hayamos dado a conocer previamente esta política y/o nuestro aviso de privacidad. Esto incluye, pero no se limita a, (i) el diligenciamiento y entrega de formularios de creación de clientes y/o proveedores; (ii) diligenciamiento y entrega de formularios necesarios para la contratación de personal; (iii) diligenciamiento y entrega de formularios en el marco de actividades comerciales, promocionales o de mercadeo, convocadas y/o realizadas por nosotros o por una persona
encargada por o aliada con nosotros; (iv) diligenciamientos de formularios de registro para entrar a nuestras oficinas; (v) captación de tu imagen corporal mediante las cámaras de video que hacen parte de nuestro sistema de video-vigilancia.
Sólo recolectaremos y usaremos tus datos si contamos con tu autorización, la cual podremos obtener en el momento en que recolectemos tus datos, o previamente, de ser posible.
Debido a que podemos grabarte durante tu permanencia en nuestras oficinas, es posible que recolectemos información que sea considerada como sensible. Queremos informarte que no estás obligado a suministrar este tipo de información, y tienes la facultad de limitar la autorización de uso de tus datos únicamente a aquellos datos que no sean sensibles.
3. ¿Qué derechos tienes sobre tus datos personales?
Aunque recolectemos tu información, tú eres el único dueño de tus datos personales, y tienes sobre ellos los siguientes derechos, que puedes ejercer sin costo alguno:
3.1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales;
3.2. Pedirnos prueba de la autorización que nos diste para usar tu información, a menos que se trate de casos en los que no se requiera autorización, de acuerdo con la Ley;
3.3. A que te informemos qué hacemos con tus datos;
3.4. Presentar quejas a la Superintendencia de Industria y Comercia, si consideras que tus derechos fueron afectados;
3.5. Quitarnos la autorización para usar tus datos y/o pedirnos que los eliminemos de nuestras bases de datos. Sin embargo, si tenemos algún contrato activo contigo, podremos conservar tu información hasta que el contrato termine;
3.6. Acceder a los datos personales que nos hayas suministrado en cualquier momento;
Para poder ejercer todos estos derechos, tú o tu representante deben demostrar tu identidad. Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por las personas que estén facultadas legalmente para hacerlo.
4. ¿A quién puedes dirigir tus peticiones, consultas y/o reclamos?
Podrás dirigirte al área de Business & Legal Affairs de Sony Music para realizar tus consultas y reclamos, en ejercicio de tus derechos indicados en la sección anterior. Estas consultas y/o
reclamos podrás hacerlos mediante comunicación escrita a la Calle 185 No. 45-03, Oficina 417, Torre Empresarial CC Santafé, Bogotá D.C., o al correo electrónico [email protected]; mediante llamada telefónica al +57 1 6430777, de lunes a viernes entre las 9:00 AM y las 5:30 PM; o a través de cualquier otro medio del que dispongamos para atenderte.
Tu petición, consulta o reclamo deberá indicar como mínimo tu nombre e identificación, qué pides, consultas o reclamas concretamente, la justificación de tu petición, consulta o reclamo (en caso de ser necesaria), y tu información de contacto.
5. ¿Cómo es el procedimiento de atención de peticiones, consultas y reclamos?
Una vez recibida tu petición, consulta o reclamo, seguiremos los siguientes pasos para atenderla:
5.1. Consultas: responderemos tu consulta en el plazo de diez (10) días hábiles, contados desde la fecha en que la hayamos recibido. Si no podemos responder completamente tu consulta en este plazo, te lo haremos saber. En todo caso, nunca tardaremos más de quince (15) días hábiles desde que recibimos tu consulta en responderte.
5.2. Reclamos: podrás solicitar la corrección, actualización o supresión de tu información, o presentar un reclamo si consideras que hemos afectado tus derechos sobre tu información personal. Esta solicitud se tramitará así:
5.2.1. Debes dirigir tu solicitud o reclamo a las direcciones indicadas en la sección 4 de esta política. En caso que la dirijas a otro funcionario de Sony Music, éste la trasladará al área encargada, la cual te informará una vez reciba tu solicitud o reclamo.
5.2.2. Tu solicitud o reclamo debe incluir, como mínimo, tu nombre e identificación, dirección, la descripción de los hechos que dan lugar a tu solicitud o reclamo, y los documentos que soporten estos hechos.
5.2.3. Si consideramos que tu solicitud o reclamo está incompleta, te pediremos que la completes, y tendrás dos (2) meses desde la fecha de esta petición para completarla. Si no lo haces en este plazo, entenderemos que desistes de tu solicitud o reclamo.
5.2.4. Una vez recibamos tu solicitud o reclamo completo, anotaremos sobre tu información en nuestra base de datos “reclamo en trámite”, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
5.2.5. Responderemos tu solicitud o reclamo en el plazo de quince (15) días hábiles, contados desde la fecha en que lo hayamos recibido. Si no podemos responderte completamente en este plazo, te lo haremos saber. En todo caso, nunca tardaremos más de veintitrés (23) días hábiles desde que recibimos tu solicitud o reclamo en responderte.
Ten en cuenta que sólo podrás presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando hayas agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
6. ¿Por cuánto tiempo conservamos tus datos?
Conservaremos tu información en nuestras bases de datos solamente por el tiempo que sea necesario para el fin para el que haya sido recolectada. Al cabo de este tiempo, eliminaremos tus datos personales. Sin embargo, no eliminaremos tus datos aunque ya no los necesitemos, cuando debamos conservarlos por obligación legal contractual.
7. ¿Ésta política puede cambiar?
Podemos cambiar esta política total o parcialmente, y avisaremos si se trata de cambios sustanciales. Entendemos por cambios sustanciales los que traten sobre la identificación del responsable del tratamiento, la finalidad para la que usemos tus datos, y los canales para consultas, solicitudes y reclamos.